Metody rozliczania kosztów – metoda kasowa i memoriałowa

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgowość w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, mają do wyboru jeden z dwóch sposobów ujęcia kosztów, który należy stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Jeśli chcesz się dowiedzieć czym charakteryzują się metody rozliczania kosztów, zapraszam do lektury.

Dwie metody rozliczania kosztów

Ustawa o podatku dochodowym wskazuje jakimi dwiema metodami może się posługiwać podatnik w celu rozliczenia kosztów poniesionych w ramach przedsiębiorstwa. Wyróżniamy metodę:

  • kasową,
  • memoriałową.

Metoda kasowa rozliczania kosztów

Metoda kasowa polega na ujmowaniu kosztów w roku, w którym zostały poniesione, bez względu na to, którego okresu dotyczą. Co do zasady, faktury za wydatki księguje się w całości, zgodnie z datą wystawienia faktury. Nie bez powodu metodę kasową nazywa się metodą uproszczoną – jest zdecydowanie mniej skomplikowana niż druga metoda rozliczania kosztów.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zakupił polisę ubezpieczeniową samochodu OC obejmującą dwa lata podatkowe. Zadeklarował metodę kasową rozliczania kosztów. Jak powinien zaksięgować polisę?

Polisa ubezpieczeniowa OC powinna zostać zaksięgowana w dacie wystawienia polisy, w całej swojej wartości, bez względu na to, jakiego okres dotyczy. Wydatek powinien być ujęty w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.

Metoda memoriałowa

Memoriałowa metoda rozliczania wydatków polega na ujmowaniu wydatków proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy. Zatem jeśli wydatek dotyczy przełomu lat, powinien być podzielony w sposób adekwatny do roku, do którego się odnosi. W przypadku metody memoriałowej dzielimy koszty na pośrednie i bezpośrednie.

Koszty bezpośrednie, to takie, które można bezpośrednio przyporządkować do danych osiągniętych przychodów z działalności. Do kosztów bezpośrednich zaliczamy m.in. zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych.  Natomiast koszty pośrednie należy ująć w dniu ich poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury. Jeśli koszty pośrednie dotyczą więcej niż jednego okresu rozliczeniowego, wówczas należy je proporcjonalnie podzielić. Jako koszty pośrednie możemy uznać m.in. koszty mediów, zużycia energii elektrycznej czy leasingu.

Przykład 2.

Przedsiębiorca Stanisław, który posiada kilka firmowych samochodów, zakupił ubezpieczenie OC+AC. Pan Stanisław rozlicza koszty metodą memoriałową. Polisa dotyczy przełomu roku. Data wystawienia polisy to 1.09.2017 r. Ostatnią płatność za składkę należy uregulować do 1.09.2018 r. Jak należy zaksięgować polisę?

Wydatek należy proporcjonalnie zaksięgować do KPiR, kolumny 13, w podziale na lata, których dotyczy, czyli – raty za miesiące wrzesień-grudzień należy ująć w roku 2017. Natomiast raty za miesiące styczeń-wrzesień należy zaksięgować na rok 2018 r.