Faktura dla osoby prywatnej – kiedy ją wystawić?

Przedsiębiorca świadczący usługę lub dokonujący dostawy towarów na rzecz drugiego przedsiębiorcy, co do zasady – w świetle ustawy o VAT – ma obowiązek do wystawienia mu faktury. Jak postąpić w przypadku wydawania faktury dla osoby prywatnej? Czym się różni taki dokument od faktur wystawianych przedsiębiorstwom? W jakich przypadkach należy wystawić fakturę dla osoby prywatnej? Jakie dane powinna zawierać? Aby uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania, zapraszam do dalszej części artykułu.

Faktura dla osoby prywatnej jako dowód sprzedaży

Dokumentowanie sprzedaży zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla osób prywatnych, jest obowiązkiem każdej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Przepisy wskazują dokładnie, które z podmiotów mogą być zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a które muszą z niej korzystać. Według przepisów sprzedaż osobom prywatnym powinna być rejestrowana na kasie fiskalnej, gdzie dokumentem sprzedaży jest paragon. Na żądanie osoby prywatnej, do tego paragonu może być również wystawiona faktura.

Jak w takim razie ewidencjonuje sprzedaż przedsiębiorca, który nie posiada kasy fiskalnej? Jeśli dany przedsiębiorca jest zwolniony z rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, wówczas sprzedaż księguje na podstawie:

Przedsiębiorca, który dokumentuje sprzedaż za pomocą faktur może je wystawiać także bez żądania osoby prywatnej, ponieważ faktura ta stanowi wówczas dowód księgowy potwierdzający transakcję sprzedaży. Podatnik wystawiający fakturę nie uwzględnia wówczas danej transakcji w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Podsumowując – brak kasy fiskalnej nie zwalnia przedsiębiorcy od wystawienia faktury na żądanie osoby prywatnej.

Faktura dla osoby prywatnej – obowiązek wystawiania

Według przepisów – art. 106b ust. 3 ustawy o VAT – w przypadku, gdy nabywca żąda faktury, należy ją wystawić. Jednak gdy nabywca zgłosi się po fakturę po trzech miesiącach licząc od końca miesiąca, w którym wykonana została dana usługa lub dostarczony został towar, wówczas przedsiębiorca może wystawić fakturę, chociaż nie ma takiego obowiązku.

Przykład 1.

Pan Jan zwrócił się o wystawienie faktury do przedsiębiorstwa BUDMEX, które świadczyło dla niego usługi budowlane. Usługę wykonano 1  marca, a Pan Jan zgłosił prośbę o fakturę 15 sierpnia. Czy w takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia faktury?

Firma BUDMEX nie musi wystawiać faktury Panu Janowi, ponieważ miał on czas na zgłoszenie żądania otrzymania faktury do końca czerwca.  Faktura może być wystawiona gestem dobrej woli przedsiębiorcy.

Jednak nie każde żądanie klienta może być rozpatrzone pozytywnie, ponieważ przedsiębiorca w kilku przypadkach nie jest zobligowany do wystawienia faktury. Dotyczy to dostawy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej lub gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych, dostawy wody i ścieków, najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług o podobnych charakterze, ochrony osób, ochrony, dozoru i przechowywania mienia, obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

W sytuacji, gdy sprzedawca wystawił już paragon za wykonaną usługę, a klient chciałby otrzymać fakturę, wtedy przedsiębiorca przekazuje klientowi oryginał faktury. Paragon zostaje wpięty do kopii faktury w dokumentacji sprzedażowej przedsiębiorcy.

Dane do wystawienia faktury dla osoby prywatnej

Dane, jakie powinny się znaleźć na fakturze określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Takie same dane powinna posiadać również faktura dla osoby prywatnej. Wyjątek stanowią numer NIP i PESEL. Według przepisów, w przypadku wystawienia faktury dla osoby prywatnej, podawanie numeru NIP nie jest obligatoryjne. Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej nie ma w obowiązku posiadania numeru NIP i dlatego nie jest on wymagany na fakturze.  Co w przypadku numeru PESEL, który posiada każdy?  Przepisy w tym temacie również nie wskazują, aby umieszczenie numeru PESEL było konieczne.

Przykład 2.
Pani Anna zakupiła towary w sklepie spożywczym MAKS. Jako dowód sprzedaży potrzebuje faktury, jednak nie podała swojego numeru NIP oraz numeru PESEL. Czy bez tych danych, upoważniony do wystawienia faktury pracownik firmy może wystawić fakturę pani Annie? 

Pracownik powinien wystawić pani Annie fakturę bez numeru NIP i PESEL.  Nie muszą być one zawarte w fakturze.

Kiedy wystawić fakturę dla osoby prywatnej?

Fakturę dla osoby prywatnej można wystawić tylko w określonych terminach. Przedsiębiorca co do zasady powinien wystawić fakturę dla osoby prywatnej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy wykonano usługę lub dostarczono towar, jednak tylko wtedy, gdy żądanie o wystawienie faktury było wniesione do końca tego samego miesiąca, kiedy wykonano usługę lub dokonano dostawy towaru.

Istnieje możliwość wystawienia faktury do 15. dnia miesiąca od zgłoszenia chęci posiadania faktury, pod warunkiem, że żądanie faktury zostanie zgłoszone po upływie miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar lub otrzymano zapłatę, bądź jej część.

Zobacz też: